4 Tips untuk Mengadakan Rapat yang Efektif

4 Tips untuk Mengadakan Rapat yang Efektif

Ditangani dengan benar, rapat bisa sangat berharga untuk bisnis kecil Anda. Anda harus membuat semua orang merasa berhasil, item yang dapat ditindaklanjuti, dan langkah selanjutnya yang jelas. Teruslah membaca untuk mempelajari lima langkah untuk mengadakan pertemuan yang efektif.

1. Buat Agenda

Setiap pertemuan yang Anda adakan harus memiliki tujuan yang spesifik dan pasti. Sebuah agenda akan memberi tahu Anda dan peserta tentang topik apa yang akan dibahas dan tujuan rapat secara keseluruhan. Anda mungkin perlu mengadakan rapat untuk meminta saran tentang masalah yang dihadapi perusahaan, membuat keputusan, atau membuat rencana tindakan. Cobalah untuk menghindari rapat “pembaruan status”, karena biasanya tidak memiliki tujuan yang ditentukan dan dapat diganti dengan email. Anda juga harus menghindari mengadakan rapat hanya untuk berbagi informasi, kecuali informasi tersebut sensitif dan tidak boleh dibagikan melalui email.

Selama rapat, patuhi agenda Anda. Jika seseorang mengemukakan sesuatu yang tidak termasuk dalam agenda, akui dan diskusikan di luar rapat. Jika Anda mengizinkan terjadinya setiap percakapan di luar topik, Anda akan mudah tersimpangkan dan melupakan tujuan rapat. Kemudian, Anda mungkin akan mengadakan rapat lebih lama dari yang direncanakan atau tidak mencapai apa yang Anda butuhkan.

2. Peserta Rapat

Pertimbangkan dengan cermat siapa yang benar-benar perlu terlibat dalam rapat. Jika Anda adalah bisnis kecil, mungkin terlihat logis untuk mengundang setiap karyawan tetapi, itu tidak selalu diperlukan. Sebaliknya, batasi jumlah peserta pada orang-orang yang secara aktif terlibat dalam situasi tersebut, yang dapat memberikan informasi berguna atau menawarkan nasihat. Dengan begitu, setiap orang yang hadir pergi dengan mengetahui dengan tepat mengapa mereka diminta untuk berada di sana.

3. Patuhi Jadwal

Saat rapat tiba, pastikan Anda memulai dan mengakhirinya tepat waktu. Ingatlah bahwa ketika staf Anda sedang rapat, mereka tidak dapat melakukan hal lain, seperti membantu pelanggan atau mengerjakan proyek. Mematuhi jadwal akan membantu tim Anda tetap fokus pada tugas yang ada, daripada bertanya-tanya kapan mereka bisa kembali bekerja.

4. Tindak Lanjut

Setelah pertemuan, kirim email ke semua peserta dengan gambaran umum tentang apa yang didiskusikan dan apa yang harus dilakukan selanjutnya. Bahkan jika mereka memperhatikan sepanjang waktu, mereka bisa saja melewatkan poin kunci atau melupakan sesuatu. Mungkin juga beberapa orang meninggalkan interpretasi yang berbeda tentang keputusan apa yang telah diambil. Dengan menindaklanjuti setelah rapat, Anda dapat memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama, memahami tenggat waktu apa yang perlu mereka penuhi atau keputusan apa yang dibuat. Email tindak lanjut juga akan memberi Anda kesempatan untuk membahas hal lain yang muncul, sehingga Anda dapat menentukan cara terbaik untuk melanjutkan.

Jika rapat perusahaan Anda terasa tidak produktif seperti yang dijalankan saat ini, coba terapkan salah satu atau semua rekomendasi ini. Jika ditangani dengan benar, rapat dapat meningkatkan produktivitas bisnis kecil Anda.