Menjalankan penggajian secara manual bisa membosankan, memakan waktu, dan mahal bagi pemilik usaha kecil. Jika ini benar untuk Anda, mungkin inilah saatnya untuk mengurangi penggunaan kertas. Solusi penggajian tanpa kertas tidak lebih dari sekadar menghemat sumber daya, tetapi juga dapat memastikan bahwa penggajian Anda lebih akurat dan karyawan Anda selalu dibayar tepat waktu. Saat ini, menjalankan dan mengelola penggajian bisnis kecil Anda secara online jauh lebih mudah dari sebelumnya.
Teruslah membaca untuk mempelajari 7 cara spesifik penggajian online yang dapat menguntungkan perusahaan Anda.
1. Menghemat Ruang dan Tetap Teratur
Dengan program penggajian online, semua data Anda disimpan di satu tempat, sehingga tidak lagi menghabiskan ruang di lemari arsip dan Anda tidak perlu menggali tumpukan kertas untuk menemukan informasi yang Anda cari. Karena datanya online dan dapat diakses dari mana saja, Anda juga tidak perlu khawatir data hilang atau rusak.
2. Lacak Lembar Waktu dengan Mudah
Jika Anda memilih perangkat lunak penggajian yang menyertakan pelacakan waktu, seperti Workful, Anda tidak perlu menangani lembar waktu kertas atau menemukan karyawan yang pergi tanpa mengirimkan waktu mereka untuk minggu itu karena Anda dapat melacak dan mencatat waktu mereka secara online. Timesheets mereka akan selalu tersedia dan akan ditambahkan secara otomatis saat Anda menjalankan penggajian.
3. Akses Karyawan
Banyak program penggajian menyertakan portal karyawan, yang dapat diakses dari perangkat apa pun dengan internet. Tim Anda akan dapat keluar masuk, meminta waktu istirahat, dan mengirimkan permintaan penggantian biaya dan jarak tempuh dari mana saja.
Mereka juga dapat mengakses bukti pembayaran online, yang dapat berguna jika mereka membutuhkan bukti pendapatan untuk pinjaman atau hipotek. Setelah Anda mengajukan W-2 untuk tahun tersebut, karyawan Anda akan dapat segera mengaksesnya, sehingga mereka dapat memulai pengembalian pajak tanpa menunggu Anda mengirimkan formulir akhir tahun mereka. Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana perangkat lunak HR swalayan dapat bermanfaat bagi perusahaan Anda.
4. Jalankan Penggajian di Mana Saja
Dengan penggajian tanpa kertas, Anda dapat menjalankan penggajian dari komputer mana pun dengan internet, bahkan saat Anda berada di luar kantor. Anda dapat menyetorkan gaji tim Anda langsung ke rekening bank mereka, sehingga mereka akan selalu dibayar tepat waktu.
5. Menghemat Uang
Dengan penggajian online, Anda tidak perlu membeli tinta, toner, stok cek, atau amplop untuk gaji dan potongan gaji. Anda juga dapat mengurangi ketergantungan Anda pada seorang akuntan karena perangkat lunak akan melacak total Anda, termasuk kewajiban pajak gaji Anda.
6. Menghemat Waktu
Menjalankan penggajian secara manual bisa memakan waktu. Dengan penggajian online, Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menyiapkan cek karena perangkat lunak akan menghitung pemotongan dan pemotongan pajak untuk Anda. Anda juga tidak perlu menghabiskan waktu untuk mengurus cek yang hilang atau memperbaiki masalah pencairan cek. Karyawan Anda dapat menemukan informasi penggajian di portal karyawan mereka, sehingga Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menjawab pertanyaan terkait penggajian.
7. Menjaga Keamanan Data
Lewatlah sudah hari-hari mengunci informasi penggajian di lemari arsip. Perangkat lunak penggajian dilindungi sandi, jadi Anda tidak perlu khawatir tentang pengelolaan akses yang tidak sah. Jika ada orang lain di perusahaan Anda yang membutuhkan beberapa data penggajian Anda, Anda dapat mengontrol siapa yang melihatnya dan seberapa sering.